Цифровой архив: как выбрать способ хранения электронных документов с учетом новых требований-2024
К 30 июня 2024 года, когда закончится период перехода на электронный документооборот, нужно определить способ хранения документов в своем учреждении и перейти на работу по новым правилам.
Предлагаем тестовый доступ на месяц к комплекту материалов, которые помогут главбуху просчитать стоимость способов архивации электронных документов, разработать локальные акты, а также обучить сотрудников составлению электронных дел и описей.
Взаимодействие по документам для матзапасов
Чтобы сотрудники хозотдела перестроились и оформляли в срок новые электронные документы, предлагаем фрагмент графика ЭДО по матзапасам. Вы можете скачать этот график ЭДО в качестве примера для своего графика, чтобы наладить процесс взаимодействия между сотрудниками.
Подготовка локальных документов
Когда вы определитесь со способами хранения электронных документов, нужно обновить локальные акты, которые регулируют архивацию данных. Для это предлагаем образцы из Системы Актион 360 Госфинансы.
Изучите инструкции и алгоритмы
Для организации хранения документов вы можете почитать разъяснения из материалов в Системе Актион 360 Госфинансы. Посмотрите, что вам поможет.
Сформируйте описи для архива
Чтобы определить, какие документы отправить в архив после годовой отчетности, предлагаем почитать статью «Какие документы отправить в архив после годовой отчетности '23». В ней – конкретные сроки сдачи документов на хранение и как их правильно определить. (можно сделать эти картинки 2 в 1 и перелистывающиеся при нажатии?)
Взаимодействие по документам для матзапасов
В Университете Актион 360 Госфинансы предлагаем пройти обучение по новой программе «Внутренний и внешний электронный документооборот в госучреждении».
В структуру программы входит курс «Как хранить электронные документы с учетом новых требований». Здесь на примере попрактикуетесь формировать номенклатуру дел, смоделируете организацию хранения ЭДО по разным сценариям.
